Văn phòng: Trường ĐH Mỏ - Địa chất

Địa chỉ: Số 18, phố Viên, phường Đức Thắng, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Email: vanphongdaidien@humg.edu.vn

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại diện

1. Chức năng:

a) Quản lý hoạt động của các Văn phòng Đại diện tại Quảng Ninh, Đà Nẵng và Vũng Tàu.

b) Quản lý và phát triển các loại hình đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; các hoạt động giao dịch, hợp tác và các hoạt động khác của Trường tại địa phương đặt Văn phòng đại diện và các địa phương trong khu vực đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất với cơ sở Hà Nội.

c) Quản lý người học và kết quả học tập tại các địa điểm liên kết đào tạo.

2. Nhiệm vụ:

2.1. Công tác quản lý hoạt động của các Văn phòng Đại diện tại Quảng Ninh, Văn phòng Đại diện tại Đà Nẵng và Văn phòng Đại diện tại Vũng Tàu

a) Thu thập và xử lý các thông tin liên quan đến nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực, nghiên cứu khoa học và triển khai công nghệ thuộc lĩnh vực đào tạo của Trường. Giúp Trường xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn về đào tạo, nghiên cứu khoa học phù hợp với nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của địa phương nơi đặt Văn phòng đại diện và các địa phương trong khu vực lân cận.

b) Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan phát triển các loại hình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ; các hoạt động giao dịch, hợp tác; và các hoạt động khác của Trường tại địa phương đặt Văn phòng đại diện và các địa phương lân cận đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất với hoạt động chung của Trường.

c) Là đầu mối tiếp nhận và xử lý các văn bản đi và đến có liên quan đến công tác đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học của Trường đối với địa phương và doanh nghiệp trong khu vực đặt Văn phòng đại diện; quản lý và theo dõi việc thực hiện các văn bản, hợp đồng liên kết đào tạo.

d) Phối hợp các đơn vị liên quan triển khai hoạt động truyền thông và quảng bá các chương trình đào tạo, bồi dưỡng của Trường, là đầu mối tổ chức hoạt động tuyển sinh của Trường tại các doanh nghiệp và các địa phương trong khu vực đặt Văn phòng đại diện.

e) Tạo điều kiện để các nhà khoa học của Trường hợp tác và tham gia thực hiện các đề tài, dự án với các doanh nghiệp và địa phương trong khu vực đặt Văn phòng đại diện.

f) Quản lý và sử dụng có hiệu quả các tài sản, trang thiết bị, phòng thí nghiệm, thư viện và hệ thống cơ sở vật chất, của Trường và của cơ sở mà Trường thuê; sắp xếp việc ăn ở, đi lại của lãnh đạo Trường, giảng viên và người học tại các địa phương (nếu có yêu cầu).

g) Chấp hành các quy định của địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng. Thực hiện tốt nghĩa vụ tại địa bàn theo quy định của pháp luật.

2.2. Phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý người học và kết quả học tập tại các địa điểm liên kết đào tạo

a) Là đầu mối quản lý hoạt động đào tạo tại địa phương đặt Văn phòng đại diện; giám sát việc thực hiện quy chế giảng dạy, học tập, thi, kiểm tra; xử lý các vấn đề liên quan đến quá trình học tập của người học tại các địa điểm liên kết đào tạo; tổ chức thi, quản lý dữ liệu điểm và thông báo điểm tới người học theo đúng quy định của Trường.

b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý, giám sát, cập nhật số liệu về số lượng người học và kết quả học tập của người học; xây dựng cơ sở dữ liệu về người học và cựu người học tại các địa điểm liên kết đào tạo.

c) Phối hợp với các phòng, ban chức năng tư vấn Hiệu trưởng các chi phí đào tạo, học phí, lệ phí, học bổng, phù hợp với đặc thù của từng địa phương nơi đặt Văn phòng đại diện.

d) Chủ trì, phối hợp với các phòng, ban chức năng tổ chức lễ khai giảng, trao bằng tốt nghiệp tại địa phương (nếu có).

3. 3. Quy định về phân cấp

Văn phòng đại diện có con dấu riêng. Trưởng Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về mọi hoạt động của Văn phòng tại địa phương.

3. Nhiệm vụ khác: 

  • Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Trường triển khai các hoạt động chuyên môn và quản lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể cho mỗi đơn vị trong Quy định này, nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Trường.
  • Thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản pháp luật để triển khai thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị theo đúng quy định; chủ động, chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy định nội bộ trình Hiệu trưởng ban hành nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Chủ động ra các quyết định quản lý, điều hành nếu được ủy quyền.
  • Đề xuất với Hiệu trưởng kế hoạch năm, quý, tháng, tuần; phương án thực hiện các kế hoạch; và giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
  • Quản lý, theo dõi, tổng hợp và giải quyết công tác chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền được giao.
  • Thực hiện công tác lưu trữ theo quy định tất cả các văn bản do đơn vị làm đầu mối thực hiện và các văn bản khác (bản cứng và bản mềm) liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Hướng dẫn, giúp đỡ, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công tác nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Trường trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
  • Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác để thực hiện tốt công việc của Trường. Quản lý trực tiếp và toàn diện cán bộ, viên chức và người lao động của đơn vị.
  • Xây dựng quy hoạch, kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, viên chức trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và đáp ứng các yêu cầu phát triển của Trường.
  • Quản lý, sử dụng tài sản được giao một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
  • Xây dựng và văn bản hóa quy trình giải quyết các công việc được giao theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Chủ trì và làm đầu mối phối hợp với Phòng Quan hệ Công chúng và Doanh nghiệp tổ chức các sự kiện của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Ngoài nhiệm vụ chung được quy định tại Điều này, các đơn vị chức năng còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được quy định riêng cho mỗi đơn vị trong Quy định này và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng trường (HĐT) và Ban Giám hiệu (BGH) chỉ đạo.