Hội nghị khoa học lần thứ 18 được tổ chức trong một ngày 14/11/2008 tại 13 tiểu ban chuyên môn. Để Hội nghị thành công tốt đẹp, Hiệu trưởng Nhà trường phân công các đơn vị thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể như sau:
1. Các Khoa
- Phối hợp với phòng KHCN tổ chức biên tập nội dung các báo cáo;
- Lập danh sách khách mời của Khoa, gửi giấy mời sau khi được Ban Tổ chức duyệt và đón khách của Khoa trong ngày 14/11/2008;
- Lập các yêu cầu về máy chiếu gửi về phòng Quản trị - Thiết bị trước ngày 11/11/2008;
- Sau ngày 12/11/2008 các đơn vị đến phòng KHCN nhận kinh phí tổ chức Hội nghị, các tài liệu liên quan;
- Ngày 14/11/2008, sau khi tổ chức Hội nghị tại các tiểu ban, các ông (bà) Trưởng và Thư ký tiểu ban hoàn thiện hồ sơ sau ngày Hội nghị và gửi về phòng KHCN hoặc chậm nhất là ngày 17/11/2008;
2. Phòng Khoa học - Công nghệ
- Tham mưu cho Ban Giám hiệu và Ban Tổ chức về tất cả các công việc liên quan tới HNKH lần thứ 18;
- Cùng với các Khoa tổ chức biên tập nội dung các báo cáo gửi tới hội nghị.
- Biên tập hình thức, hiệu đính, chế bản, lập maket và xuất bản các tài liệu liên quan tới Hội nghị (báo cáo khoa học, giấy mời, các tài liệu làm việc tại tiểu ban);
- Tổng hợp danh sách khách mời và gửi giấy mời cho khách mời của Trường sau khi được Ban Tổ chức thông qua;
- Lập dự toán tổng thể, cùng phòng Tài vụ thực hiện kế hoạch chi tiêu kịp thời theo dự toán và tổng hợp chi tiêu trình Ban Giám hiệu phê duyệt quyết toán;
- Cùng các đơn vị theo dõi kết quả chuyên môn của Hội nghị và xử lý các tài liệu sau Hội nghị, cùng Ban Tổ chức trình Ban Giám hiệu xem xét giải quyết những công việc liên quan tới Hội nghị.
3. Phòng Hành chính tổng hợp và phòng Hợp tác quốc tế
- Tổ chức đón tiếp khách chung của Hội nghị;
- Chuẩn bị chè nước tại những nơi đón tiếp chung (Tiền sảnh, Hội trường lớn, ...);
- Phối hợp cùng phòng Quản trị - Thiết bị và Ban Phục vụ đào tạo sắp xếp nơi ăn trưa của đại biểu (nếu có).
4. Phòng Công tác chính trị - Sinh viên
- Tổ chức tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị
- Lập maket trang trí toàn cảnh, trang trí Hội trường 300, trang trí thống nhất ở các tiểu ban, trình Ban Giám hiệu duyệt và thực hiện;
- Mua hoa và phục vụ loa đài tại Hội trường 300;
- Lập sơ đồ vị trí các tiểu ban, in trên khổ A0 đặt tại sảnh Hội trường 300;
Lập dự toán chi tiết cho tất cả các công việc gồm (trang trí, tuyên truyền, ...) trước, trong và sau Hội nghị trình Ban Giám hiệu xét duyệt.
5. Phòng Tài vụ
- Cung cấp kinh phí kịp thời, cùng phòng KHCN giải quyết đầy đủ các nhu cầu tạm ứng của các đơn vị, hướng dẫn việc hoàn thiện chứng từ và thanh quyết toán theo nguyên tắc tài chính;
- Tiếp nhận quà tặng của khách và làm các thủ tục giấy tờ cần thiết về tài chính (theo yêu cầu của khách).
6. Phòng Quản trị thiết bị
- Vệ sinh và sắp đặt bàn ghế tại tất cả hội trường, các lớp học theo sơ đồ bố trí của phòng KHCN.
- Giải quyết các nhu cầu về máy chiếu (nếu có);
- Bố trí trực điện, nước và xử lý phương án mất điện;
- Bố trí xe ôtô thường trực và xử lý kịp thời các nhu cầu về xe ôtô.
7. Phòng Đại học và Sau đại học
- Thông báo nghỉ học ngày 14/11/2008 và bố trí lịch học bù cho cán bộ giảng dạy và sinh viên.
- Bố trí hội trường các Tiểu ban theo yêu cầu của phòng KHCN
8. Phòng Bảo vệ
- Sắp đặt vị trí, tiếp nhận và bảo vệ phương tiện của khách;
- Bảo đảm an toàn, an ninh xã hội cho Hội nghị;
- Lập kế hoạch chỉ dẫn khách và giải quyết sự cố ách tắc đường vào Trường.
9. Nhà ăn và phòng Ytế
- Đảm bảo vệ sinh thực phẩm, phục vụ tốt các nhu cầu ăn trưa ngày 14/11/2008 của Hội nghị (nếu có);
- Trực cấp cứu và giải quyết các vấn đề liên quan.
Nguồn: Phòng KHCN