1. Chức năng:
a) Lập kế hoạch sử dụng và huy động tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để đáp ứng nhu cầu của chiến lược phát triển Trường; quản lý, bảo toàn và phát triển các nguồn tài chính của Trường.
b) Quản lý thu, chi tập trung; xây dựng các phương án quản lý, cân đối nguồn chi theo hướng tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Công tác lập kế hoạch sử dụng và huy động tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để đáp ứng nhu cầu của chiến lược phát triển Trường; quản lý, bảo toàn và phát triển vốn trong Trường
a) Phối hợp với các đơn vị thuộc Trường lập quy hoạch, kế hoạch đầu tư và xây dựng dài hạn, ngắn hạn trình Hiệu trưởng phê duyệt.
b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn việc xây dựng, thẩm định kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, dự toán ngân sách hàng năm, kế hoạch theo năm học của các đơn vị, tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt trước khi báo cáo, thuyết minh với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trình Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch sử dụng các nguồn vốn, kinh phí (kể cả các dự án hợp tác, tài trợ, viện trợ) của Trường; phương án phân bổ dự toán thu, chi ngân sách, danh mục mua sắm, sửa chữa tài sản hàng năm của Trường.
d) Phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch, lập dự trù, dự toán và kiểm tra kế hoạch thực hiện các công việc liên quan tới mua sắm thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, duy tu, bảo dưỡng các tài sản, thiết bị; cải tạo, sửa chữa nhỏ các công trình, nhà cửa.
e) Đề xuất các giải pháp nâng cao khả năng tự chủ tài chính; tăng các nguồn thu hợp pháp cho Trường từ các nguồn kinh phí Nhà nước cấp, học phí, lệ phí, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, các dịch vụ, dự án.
f) Chủ trì, phối hợp với bộ phận Thanh tra nội bộ theo dõi, giám sát, kiểm soát công tác thu - chi tại các tổ chức khoa học và công nghệ của Trường.
2.2 Xây dựng các định mức thu, chi, tiêu hao vật tư, kỹ thuật trong hoạt động giáo dục và đào tạo và các hoạt động khác của Trường
a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng hệ thống văn bản chế độ chính sách, như các quy chế, quy trình, quy định về công tác kế hoạch, quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ, hạch toán kế toán, thanh toán các khoản kinh phí và quản lý các nguồn thu; quy trình quản lý và mua sắm tài sản,... và các chế độ, tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật đặc thù phục vụ công tác quản lý tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng của Trường, phù hợp với các quy định chung và đặc điểm của Trường trình Hiệu trưởng phê duyệt.
b) Phối hợp các đơn vị hàng năm rà soát, sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ theo hướng tăng quyền tự chủ cho các đơn vị; chi tiết hóa các chế độ chính sách, quy định cụ thể về nội dung và định mức thanh toán phù hợp với thực tế và chế độ, chính sách hiện hành.
c) Phối hợp xây dựng kế hoạch tài chính các kỳ thi của Trường và các kỳ thi được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao; thẩm định dự toán kinh phí của các kỳ thi này và triển khai thực hiện.
2.3. Công tác quản lý thu, chi tập trung; xây dựng các phương án quản lý, cân đối nguồn chi theo hướng tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả
a) Thực hiện nhiệm vụ là đơn vị dự toán cấp III thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo. Phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện việc giải ngân các nguồn kinh phí chi thường xuyên, kinh phí nghiên cứu khoa học, nguồn kinh phí Chương trình tiên tiến, kinh phí thực hiện đề tài và hợp đồng nghiên cứu, kinh phí đào tạo lưu học sinh nước ngoài, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản.
b) Thanh, quyết toán các khoản kinh phí thường xuyên, không thường xuyên và kinh phí đầu tư xây dựng kịp thời, hiệu quả theo quy định hiện hành.
c) Thực hiện việc thanh toán các chế độ về tiền lương, các khoản có tính chất lương, phụ cấp nghề, bảo hiểm, thai sản, ốm đau, độc hại, học bổng, trợ cấp xã hội… cho cán bộ và người học và các khoản chi thường xuyên khác.
d) Thực hiện công tác quản lý, triển khai và hướng dẫn việc tạm ứng, thanh quyết toán kinh phí thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ các cấp và các hoạt động hợp tác quốc tế. Tổ chức việc cấp phát, quản lý kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học, các hoạt động nghiên cứu khoa học của người học theo dự toán kinh phí đã được Hiệu trưởng phê duyệt.
e) Công tác quản lý các nguồn thu
Tổ chức thực hiện nguyên tắc mọi nguồn thu của Trường tập trung tại một đầu mối Phòng Kế hoạch Tài chính và khai thác tốt các nguồn thu cho Trường, tăng tích lũy để đầu tư cho cơ sở vật chất của Trường.
Thực hiện rà soát, đối chiếu và tổ chức thu học phí của người học ở tất cả các bậc đào tạo, các hệ đào tạo của các khóa học trước khi ra Trường; các khoản thu các dịch vụ của Trường.
Phối hợp với ngân hàng thu học phí gồm tổ chức thu, đối chiếu và bảo đảm cập nhật hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm; quản lý nguồn thu học phí của người học ở từng ngân hàng; quản lý hệ thống các tài khoản ngân hàng, luân chuyển nguồn vốn, kỳ gửi giữa các ngân hàng.
f) Thực hiện công tác thu hồi công nợ trong và ngoài Trường
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trong và ngoài Trường đối chiếu công nợ hàng tháng, quý; đôn đốc thu hồi công nợ đối với các đơn vị liên kết đào tạo hệ vừa làm vừa học, đào tạo từ xa, sau đại học, các hợp đồng dịch vụ; đối chiếu, thu hồi công nợ các loại tiền điện, nước; thu đóng góp nghĩa vụ của các Trung tâm, Công ty.
Kiểm soát chứng từ tạm ứng và thanh toán tạm ứng trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức đôn đốc thu hồi các khoản tạm ứng đến thời hạn thanh toán.
g) Thực hiện các nghĩa vụ thuế
Thực hiện kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho cán bộ, viên chức Trường và khoản thuế thu nhập cá nhân vãng lai của hợp đồng lao động thời vụ, ngắn hạn được Trường chi trả tiền công; tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế.
Chủ trì, phối hợp các đơn vị và cá nhân liên quan thuộc Trường tổ chức thực hiện kê khai, quyết toán và nộp các khoản thuế theo quy định đối với các hợp đồng nghiên cứu khoa học, hợp đồng dịch vụ của các đơn vị và cá nhân thuộc Trường; tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt quyết toán các khoản thuế với cơ quan thuế.
h) Thực hiện công tác quyết toán, báo cáo tài chính
Lập báo cáo quyết toán tài chính và thực hiện kiểm toán tài chính hàng năm; thực hiện chỉnh lý theo kiến nghị của kiểm toán độc lập trình Hiệu trưởng phê duyệt gửi Bộ Giáo dục và Đào tạo để báo cáo theo quy định.
Thực hiện 03 công khai theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; tự kiểm tra tài chính nội bộ và công tác thanh tra tài chính nội bộ theo định kỳ.
Thực hiện công tác báo cáo kế hoạch, tài chính định kỳ đột xuất theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
2.4. Công tác khác
a) Xây dựng kế hoạch phát triển bộ máy kế toán, kế hoạch; hoàn thiện phần mềm kế toán, phần mềm quản lý học phí.
b) Thực hiện công tác kế toán thống kê theo quy định hiện hành.
c) Cử cán bộ phụ trách, theo dõi tài chính tại các đơn vị được Trường ủy quyền thu chi để hướng dẫn, kiểm tra việc mở sổ sách, báo cáo quyết toán theo đúng quy định của Nhà nước và của Trường.
d) Phối hợp với bộ phận Thanh tra tổ chức việc kiểm tra, giám sát và kiến nghị Hiệu trưởng xử lý những vi phạm cụ thể theo quy định đối với công tác quản lý thu, chi các khoản kinh phí được Trường cấp hoặc được ủy quyền thu và để lại đơn vị sử dụng; công tác quản lý tài sản được giao tại các đơn vị thuộc Trường.
e) Thực hiện công tác bảo quản và lưu giữ chứng từ, hồ sơ sổ sách kế toán theo đúng quy định; quản lý tài sản của Phòng được Trường giao.
3. Nhiệm vụ khác:
- Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Trường triển khai các hoạt động chuyên môn và quản lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể cho mỗi đơn vị trong Quy định này, nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Trường.
- Thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản pháp luật để triển khai thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị theo đúng quy định; chủ động, chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy định nội bộ trình Hiệu trưởng ban hành nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Chủ động ra các quyết định quản lý, điều hành nếu được ủy quyền.
- Đề xuất với Hiệu trưởng kế hoạch năm, quý, tháng, tuần; phương án thực hiện các kế hoạch; và giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Quản lý, theo dõi, tổng hợp và giải quyết công tác chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền được giao.
- Thực hiện công tác lưu trữ theo quy định tất cả các văn bản do đơn vị làm đầu mối thực hiện và các văn bản khác (bản cứng và bản mềm) liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Hướng dẫn, giúp đỡ, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công tác nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Trường trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác để thực hiện tốt công việc của Trường. Quản lý trực tiếp và toàn diện cán bộ, viên chức và người lao động của đơn vị.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, viên chức trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và đáp ứng các yêu cầu phát triển của Trường.
- Quản lý, sử dụng tài sản được giao một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
- Xây dựng và văn bản hóa quy trình giải quyết các công việc được giao theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Chủ trì và làm đầu mối phối hợp với Phòng Quan hệ Công chúng và Doanh nghiệp tổ chức các sự kiện của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Ngoài nhiệm vụ chung được quy định tại Điều này, các đơn vị chức năng còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được quy định riêng cho mỗi đơn vị trong Quy định này và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng trường (HĐT) và Ban Giám hiệu (BGH) chỉ đạo.