Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Quan hệ Công chúng và Doanh nghiệp
1. Chức năng:
a) Tổ chức, triển khai thực hiện công tác truyền thông và quan hệ công chúng.
b) Tuyên truyền, tư vấn tuyển sinh nhằm thu hút người học vào các bậc đào tạo của Trường.
c) Triển khai công tác hợp tác với doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trong nước; công tác hướng nghiệp, hỗ trợ việc làm cho người học.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Công tác truyền thông và quan hệ công chúng
a) Phụ trách thiết lập hệ thống truyền thông nội bộ của Trường; giới thiệu các hoạt động của Trường trên website, mạng xã hội và các phương tiện thông tin khác; chịu trách nhiệm chụp ảnh, ghi hình và thông tin các sự kiện của Trường và trang trí sự kiện (khi được yêu cầu).
b) Phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý, giám sát việc thực hiện quy định và nội dung, tin tức các hoạt động thông tin, tuyên truyền nội bộ và ngoài Trường của các đơn vị, đảm bảo tính thống nhất về thông tin và hình ảnh thương hiệu của Trường trên trang thông tin điện tử và các phương tiện truyền thông đại chúng khác.
c) Tổ chức, tư vấn và hỗ trợ các đơn vị xây dựng kế hoạch và triển khai hiệu quả các hoạt động truyền thông nhằm đảm bảo sự thống nhất về thông tin, chuyên nghiệp và nhất quán về cách thức thực hiện cho các đơn vị thuộc Trường. Quảng bá hình ảnh, thương hiệu, hoạt động và sản phẩm đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai công nghệ và các hoạt động khác của Trường trên các phương tiện truyền thông đại chúng đến cộng đồng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
d) Phát triển và quản lý mối quan hệ với các cơ quan truyền thông; cung cấp nội dung cho website Bộ Giáo dục và Đào tạo (nếu được yêu cầu).
e) Kiểm duyệt nội dung và hình thức các băng rôn, khẩu hiệu, panô quảng cáo và các hình thức tương tự của các đơn vị trước khi thực hiện.
f) Chịu trách nhiệm thiết kế, vận hành và quản lý hệ thống nhận diện thương hiệu HUMG.
g) Dẫn chương trình các sự kiện của Trường khi được BGH phân công
h) Tham mưu cho BGH về xử lý khủng hoảng thương hiệu HUMG.
2.2. Công tác tuyên truyền, tư vấn tuyển sinh
a) Phối hợp với các đơn vị quản lý đào tạo truyền thông công tác tuyển sinh, xây dựng nội dung và xác định các hình thức tuyên truyền tuyển sinh phù hợp với đặc điểm của các chương trình đào tạo và bám sát mục tiêu đào tạo và chính sách đối với người học của Trường.
b) Chủ trì tổ chức các hoạt động truyền thông, quảng bá nhằm lan tỏa và tăng cường sự hấp dẫn của các chương trình đào tạo đối với người học và phụ huynh nhằm thu hút người học trong cả nước, tiến tới quảng bá ra khu vực.
c) Xây dựng chương trình và triển khai hoạt động tư vấn hướng nghiệp và tư vấn đăng ký dự tuyển, giúp thí sinh lựa chọn ngành học, chương trình đào tạo, cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp phù hợp nhất với điều kiện và năng lực cá nhân.
c) Quản lý, lưu trữ và phát triển nguồn dữ liệu phục vụ tuyên truyền tuyển sinh.
2.3.Công tác hợp tác doanh nghiệp trong nước, hướng nghiệp, hỗ trợ việc làm sinh viên
a) Xây dựng, duy trì, phát triển và quản lý các quan hệ với doanh nghiệp, các hiệp hội nghề nghiệp, các Bộ, ngành, vùng, địa phương, các cựu sinh viên và các tổ chức, cá nhân khác để gắn kết và tăng cường hợp tác trong hoạt động tuyển sinh, đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ.
b) Quản lý và giám sát các hoạt động huy động nguồn lực xã hội của các đơn vị thuộc Trường.
c) Phối hợp Hội Cựu sinh viên và các đơn vị, tổ chức có liên quan xây dựng cơ sở dữ liệu về cựu sinh viên; tổ chức các hoạt động liên kết, hợp tác với cựu sinh viên.
d) Khảo sát, thống kê về việc làm của người học sau khi tốt nghiệp.
e) Khảo sát, đánh giá nhu cầu nguồn nhân lực và thông tin phản hồi của đơn vị sử dụng lao động về chất lượng, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của sinh viên và người học đã tốt nghiệp.
f) Chủ trì hợp tác và phối hợp với các đối tác, các đơn vị chức năng, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Trường để cung cấp dữ liệu sinh viên cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng lao động; thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp và tổ chức tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các doanh nghiệp cho người học.
g) Triển khai các hoạt động tư vấn, giới thiệu việc làm, hướng nghiệp và khởi nghiệp cho người học.
h) Tổ chức Ngày hội việc làm sinh viên; tổ chức các hoạt động giao lưu, hội thảo, hội nghị, hội chợ việc làm cho người học.
3. Nhiệm vụ khác:
- Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Trường triển khai các hoạt động chuyên môn và quản lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể cho mỗi đơn vị trong Quy định này, nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Trường.
- Thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản pháp luật để triển khai thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị theo đúng quy định; chủ động, chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy định nội bộ trình Hiệu trưởng ban hành nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Chủ động ra các quyết định quản lý, điều hành nếu được ủy quyền.
- Đề xuất với Hiệu trưởng kế hoạch năm, quý, tháng, tuần; phương án thực hiện các kế hoạch; và giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Quản lý, theo dõi, tổng hợp và giải quyết công tác chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền được giao.
- Thực hiện công tác lưu trữ theo quy định tất cả các văn bản do đơn vị làm đầu mối thực hiện và các văn bản khác (bản cứng và bản mềm) liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Hướng dẫn, giúp đỡ, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công tác nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Trường trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác để thực hiện tốt công việc của Trường. Quản lý trực tiếp và toàn diện cán bộ, viên chức và người lao động của đơn vị.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, viên chức trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và đáp ứng các yêu cầu phát triển của Trường.
- Quản lý, sử dụng tài sản được giao một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
- Xây dựng và văn bản hóa quy trình giải quyết các công việc được giao theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Chủ trì và làm đầu mối phối hợp với Phòng Quan hệ Công chúng và Doanh nghiệp tổ chức các sự kiện của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Ngoài nhiệm vụ chung được quy định tại Điều này, các đơn vị chức năng còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được quy định riêng cho mỗi đơn vị trong Quy định này và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng trường (HĐT) và Ban Giám hiệu (BGH) chỉ đạo.