a) Là đầu mối tham mưu Đảng ủy và Ban Thường vụ Đảng ủy Trường tổ chức điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng bộ Trường, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường.
b) Là đầu mối hành chính của Công đoàn Trường thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban thường vụ, Ban chấp hành Công đoàn về các lĩnh vực công tác Công đoàn theo Điều lệ Công đoàn Việt Nam.
c) Là đầu mối hành chính của Đoàn TNCS HCM Trường thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban thường vụ, Ban chấp hành Đoàn TNCS HCM về các lĩnh vực công tác Đoàn theo quy định của Tổ chức Đoàn TNCS HCM.
d) Là đầu mối hành chính thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc và triển khai công tác hành chính, tổng hợp, kế hoạch, pháp chế, văn thư - lưu trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng cho Đảng bộ Trường, Công đoàn Trường, Đoàn TNCS HCM Trường, Hội sinh viên Trường, Hội Cựu chiến binh Trường, Hội Cựu giáo chức Trường và các Tổ chức chính trị - xã hội khác (trong hệ thống tổ chức chính trị xã hội được Đảng ủy Trường chuẩn y thành lập) thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Điều lệ của các tổ chức Hội.
e) Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác quy định tại Điều 2 và do Đảng ủy Trường, Hội đồng Trường, BGH và lãnh đạo các Tổ chức chính trị xã hội khác giao.
2. Nhiệm vụ:
2.1. Triển khai công tác Đảng
a) Thực hiện công tác Đảng vụ: Hướng dẫn khai lý lịch người xin vào đảng, giới thiệu đi thẩm tra lý lịch, phê duyệt hồ sơ kết nạp, hồ sơ chuyển chính thức, hồ sơ xóa tên, giới thiệu sinh hoạt đảng, chuyển đảng, tiếp nhận đảng viên đến; làm thủ tục cấp thẻ đảng viên, huy hiệu đảng; quản lý, bổ sung, lưu trữ hồ sơ đảng.
b) Tham mưu cho Đảng ủy Trường xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác và quy chế làm việc đã đề ra. Khi được Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường ủy quyền, Chánh Văn phòng Đảng - Đoàn thể thừa lệnh thông báo và giải quyết một số nhiệm vụ cụ thể do Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng uỷ Trường giao.
c) Tham mưu cho Đảng ủy Trường xây dựng chương trình công tác của Đảng ủy Trường, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường; kiểm tra, đôn đốc và trực tiếp tham gia quá trình chuẩn bị các chương trình, đề án của Đảng uỷ; đảm bảo các điều kiện, cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc phục vụ công tác của cấp ủy.
d) Tham mưu cho Đảng ủy xây dựng kế hoạch, hướng dẫn tổ chức Đại hội Đảng các cấp.
e) Tham mưu phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện công tác quản lý, xây dựng kế hoạch, hướng dẫn đánh giá xếp loại đảng viên, công tác tuyên giáo, quy hoạch, rà soát, bổ sung quy hoạch cấp ủy các cấp trong đảng bộ, các chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý diện Ban Thường vụ Đảng ủy Khối quản lý.
f) Tham mưu, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức, quản lý mở lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng và lớp bồi dưỡng chính trị dành cho đảng viên mới, các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác Đảng, các lớp bồi dưỡng lý luận chính trị cho cán bộ, đảng viên theo quy định của Trung ương.
g) Phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Đảng ủy tham mưu, xây dựng kế hoạch; hướng dẫn và kết hợp với các đơn vị có liên quan trong công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
h) Quản lý, cập nhật thông tin của Đảng trên trang web của Đảng bộ và phần mềm quản lý cán bộ và phần mềm quản lý đảng viên.
i) Theo dõi, tổng hợp thông tin tình hình thực hiện các nghị quyết, các chỉ thị của cấp trên; đôn đốc các Ban của Đảng uỷ, các tổ chức đảng trực thuộc thực hiện chế độ báo cáo theo quy định; thông báo ý kiến chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy Trường đến các tổ chức đảng trực thuộc.
j) Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện công tác tài chính đảng và thanh quyết toán theo đúng quy định. Phối hợp với Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Trường thực hiện nhiệm vụ kiểm tra việc thu, nộp, quản lý và sử dụng Đảng phí theo quy định.
k) Tiếp nhận, phát hành và quản lý tập trung tài liệu của Đảng bộ Trường theo đúng chế độ công tác văn thư, lưu trữ.
l) Phối hợp các bộ phận liên quan phục vụ các hội nghị của Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy, Ủy ban kiểm tra Đảng ủy Trường và đầu mối làm việc với các cơ quan Đảng cấp trên
m) Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Đảng ủy, Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy giao.
2.2. Triển khai công tác Công đoàn
a) Soạn thảo và chuẩn bị các nội dung liên quan đến các cuộc họp của Ban Thường vụ (BTV) và Ban chấp hành (BCH) Công đoàn Trường.
b) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác theo chỉ đạo của BTV, BCH Công đoàn Trường. Soạn thảo các văn bản để BTV, BCH Công đoàn Trường phê chuẩn, ký duyệt trước khi ban hành.
c) Tham mưu cho BTV, BCH Công đoàn Trường về công tác xây dựng tổ chức, phát triển, khen thưởng, kỷ luật công đoàn viên.
d) Tham mưu và hướng dẫn các tổ công đoàn và công đoàn bộ phận chuẩn bị hồ sơ, văn kiện, nhân sự cho Đại hội nhiệm kỳ các cấp đảm bảo đúng quy định.
e) Hướng dẫn triển khai việc thực hiện các văn bản, nghiệp vụ; tổng kết, đánh giá, xếp loại và khen thưởng tổ công đoàn và công đoàn bộ phận.
f) Thực hiện tuyên truyền và giáo dục theo chỉ đạo, hướng dẫn của Công đoàn Giáo dục Việt Nam.
g) Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của BTV và BCH Công đoàn Trường.
2.3. Triển khai công tác Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh (TNCS HCM)
a) Xây dựng chủ trương, nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của Đoàn, Hội và phong trào thanh thiếu nhi của Trường. Trực tiếp triển khai công việc theo phân công của BCH, BTV Đoàn TNCS HCM Trường, giữ mối quan hệ thường xuyên với Tỉnh Đoàn, Đảng uỷ Trường, các đơn vị trong Trường và Đoàn cấp dưới.
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Đoàn, Hội, các nghị quyết, chương trình, kế hoạch công tác của BCH Đoàn TNCS HCM Trường, BTV Đoàn TNCS HCM Trường, BCH Hội sinh viên Trường, Ban Thư ký Hội sinh viên Trường của các tổ chức Đoàn, Hội, Đội trực thuộc Trường.
c) Tổng hợp, phân tích đánh giá, chuẩn bị các báo cáo về tình hình hoạt động của Đoàn, Hội và phong trào thanh thiếu nhi; cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của BCH Đoàn TNCS HCM Trường, BTV Đoàn TNCS HCM Trường, BCH Hội Sinh viên Trường, Ban Thư ký Hội Sinh viên Trường.
d) Đề xuất, kiến nghị với Đảng ủy, BGH, các đơn vị có liên quan về chủ trương, chế độ chính sách đối với thanh thiếu nhi và tổ chức Đoàn, Hội, Đội. Giúp BCH Đoàn TNCS HCM Trường, BTV Đoàn TNCS HCM Trường, BCH Hội Sinh viên Trường, Ban Thư ký Hội Sinh viên Trường phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức thực hiện các chủ trương công tác, chế độ, tài chính, chính sách của Đảng, Nhà nước đối với thanh, thiếu nhi và công tác thanh, thiếu nhi của Trường.
e) Thừa lệnh Ban Thường vụ Đoàn TNCS HCM Trường ký các văn bản như: Báo cáo hàng quý, hàng tháng, công văn nhắc nhở tổ chức Đoàn cấp dưới, thông báo, hướng dẫn, giấy mời, thư điện trả lời,... và các loại văn bản hành chính, nghiệp vụ khác theo quy định.
f) Phối hợp, tổ chức triển khai các phong trào hoạt động giáo dục chính trị tư tưởng, văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, rèn luyện kỹ năng và các hoạt động khác hỗ trợ đoàn viên trong học tập, rèn luyện theo kế hoạch hoạt động của Đoàn TNCS HCM Trường; trực tiếp quản lý, tổ chức các hoạt động của các câu lạc bộ, đội, nhóm trực thuộc Đoàn TNCS HCM Trường: Đội thanh niên xung kích, Đội văn nghệ xung kích.v.v…
g) Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật đảm bảo điều kiện hoạt động của BCH Đoàn TNCS HCM Trường, BTV Đoàn TNCS HCM Trường; tham mưu công tác thi đua, khen thưởng của Đoàn, Hội theo quy định chung của tổ chức Đoàn, Hội cấp trên và Đảng ủy, BGH Trường.
2.4. Triển khai công tác Hội
a) Soạn thảo và chuẩn bị các nội dung liên quan đến các cuộc họp của Ban chấp hành (BCH) Hội cựu chiến binh Trường, BCH Hội Cựu giáo chức và các tổ chức Hội khác (trong hệ thống tổ chức chính trị - xã hội được Đảng ủy chuẩn y thành lập), sau đây gọi chung là các tổ chức Hội; chuẩn bị nội dung, văn bản, cơ cấu, nhân sự… cho các kỳ đại hội của Hội.
b) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của các tổ chức Hội. Soạn thảo các văn bản để BCH các tổ chức Hội thông qua và triển khai thực hiện.
c) Triển khai và hướng dẫn hội viên thực hiện các chương trình, kế hoạch và các văn bản chỉ đạo của Hội cấp trên; Tổng kết, đánh giá kết quả đã đạt được.
d) Triển khai tổ chức việc thực hiện thu, nộp Hội phí theo quy định.
e) Thu nhận hồ sơ, đề nghị cấp thẻ cho các Hội viên.
f) Thực hiện tuyên truyền và giáo dục theo yêu cầu của Hội cấp trên.
g) Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của BCH các tổ chức Hội.
2.5. Công tác hành chính, tổng hợp, kế hoạch, pháp chế, văn thư - lưu trữ, lễ tân, thi đua khen thưởng chung cho các Tổ chức
a) Tiếp nhận công văn, thư báo, tài liệu đi và đến; chuyển văn bản đến các đơn vị chức năng liên quan để xử lý và thực hiện.
b) Quản lý con dấu của các Tổ chức, lưu trữ tài liệu theo đúng quy định.
c) Đón tiếp và hướng dẫn khách đến làm việc với các Tổ chức.
d) Thực hiện sao y bản chính các loại giấy tờ do các Tổ chức ban hành (nếu có).
e) Tham mưu, tổ chức cho lãnh đạo các Tổ chức đi chúc mừng, thăm hỏi, viếng đám hiếu theo quy định của các Tổ chức và theo chỉ đạo của lãnh đạo các Tổ chức.
f) Lập lịch, chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng theo dõi và đôn đốc việc thực hiện, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ theo kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra của các Tổ chức.
g) Cập nhật, tổng hợp và báo cáo tình hình mọi mặt hoạt động của các Tổ chức cho lãnh đạo Tổ chức; tư vấn cho Lãnh đạo các tổ chức trong các lĩnh vực công tác được phân công.
h) Phối hợp với các đơn vị chức năng liên quan trong việc đăng tin lên trang tin điện tử, đảm bảo kịp thời, đầy đủ và chính xác.
i) Kiểm tra các văn bản, tài liệu trước khi trình ký Lãnh đạo các Tổ chức.
j) Tư vấn cho các Tổ chức các vấn đề pháp lý trong các hoạt động của Tổ chức.
k) Tiếp nhận yêu cầu của cá nhân, tập thể trong Trường, bố trí thời gian để cá nhân và tập thể có nhu cầu gặp lãnh đạo Tổ chức.
l) Phối hợp với các đơn vị liên quan, tuyên truyền, phổ biến các chỉ thị, nghị quyết của Đảng, chỉ thị của pháp luật và các quy định của các Tổ chức cho cán bộ, viên chức, người lao động và người học.
m) Góp ý kiến cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi lấy ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
n) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ về thi đua, khen thưởng; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các phong trào thi đua và tuyên truyền của Tổ chức.
o) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan lập hồ sơ xét thi đua, khen thưởng; thẩm định hồ sơ trình khen thưởng của các đơn vị; tham mưu cho lãnh đạo các Tổ chức trình cấp có thẩm quyền quyết định khen thưởng theo quy định.
p) Quản lý, lưu trữ hồ sơ khen thưởng theo quy định của pháp luật; xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu về thi đua, khen thưởng của các Tổ chức.
q) Quản lý, cấp phát hiện vật khen thưởng theo phân cấp; thực hiện việc tổ chức và trao tặng khen thưởng theo quy định; làm thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng bị hư hỏng, thất lạc và xác nhận các hình thức khen thưởng.
r) Gắn kết hoạt động của các Tổ chức với các đơn vị khác trong Trường
3. Nhiệm vụ khác:
- Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Trường triển khai các hoạt động chuyên môn và quản lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể cho mỗi đơn vị trong Quy định này, nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Trường.
- Thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản pháp luật để triển khai thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị theo đúng quy định; chủ động, chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy định nội bộ trình Hiệu trưởng ban hành nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Chủ động ra các quyết định quản lý, điều hành nếu được ủy quyền.
- Đề xuất với Hiệu trưởng kế hoạch năm, quý, tháng, tuần; phương án thực hiện các kế hoạch; và giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Quản lý, theo dõi, tổng hợp và giải quyết công tác chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền được giao.
- Thực hiện công tác lưu trữ theo quy định tất cả các văn bản do đơn vị làm đầu mối thực hiện và các văn bản khác (bản cứng và bản mềm) liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Hướng dẫn, giúp đỡ, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công tác nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Trường trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác để thực hiện tốt công việc của Trường. Quản lý trực tiếp và toàn diện cán bộ, viên chức và người lao động của đơn vị.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, viên chức trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và đáp ứng các yêu cầu phát triển của Trường.
- Quản lý, sử dụng tài sản được giao một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
- Xây dựng và văn bản hóa quy trình giải quyết các công việc được giao theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Chủ trì và làm đầu mối phối hợp với Phòng Quan hệ Công chúng và Doanh nghiệp tổ chức các sự kiện của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
- Ngoài nhiệm vụ chung được quy định tại Điều này, các đơn vị chức năng còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được quy định riêng cho mỗi đơn vị trong Quy định này và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng trường (HĐT) và Ban Giám hiệu (BGH) chỉ đạo.