Văn phòng: Tầng 1 Nhà C12 tầng, Trường Đại học Mỏ - Địa chất

Địa chỉ: Số 18, phố Viên,·phường Đức Thắng, quận Bắc Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 024.3838.9633

Fax: 024.3838.9633

Email: hanhchinhtonghop@humg.edu.vn

Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp

1. Chức năng:

  • Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp; công tác Một cửa; công tác pháp chế và văn thư, lưu trữ; công tác lễ tân, phục vụ; công tác thi đua, khen thưởng; công tác an ninh, bảo vệ và công tác quản lý, điều hành xe ô tô.

2. Nhiệm vụ:

2.1. Công tác hành chính, tổng hợp

a) Thư ký cho BGH; phối hợp với phòng, ban, Văn phòng Đảng - Đoàn thể trong việc triển khai thực hiện các hoạt động theo điều lệ, chương trình, kế hoạch công tác của BGH.

b) Phối hợp với Phòng Tổ chức - Cán bộ chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo cấp Trường đi công tác.

c) Làm đầu mối thông tin, theo dõi và tổng hợp các hoạt động và kế hoạch công tác của các đơn vị trong Trường.

d) Chuẩn bị nội dung, tài liệu, thư ký các cuộc họp, hội nghị của BGH hay do BGH chủ trì. Đầu mối phối hợp, triển khai thực hiện công tác báo cáo, tổng hợp, thống kê; lập lịch công tác tuần, tháng; làm báo cáo công tác tháng, học kỳ, năm học, các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Trường, Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quan khác.

2.2. Công tác Một cửa

a) Xây dựng quy chế hoạt động và các nhiệm vụ của Bộ phận một cửa.

b) Điều hành hoạt động của Bộ phận một cửa; tiếp nhận thông tin, phối hợp các bộ phận chức năng liên quan để tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, người học và khách đến làm việc và giải quyết các thủ tục hành chính với Trường.

2.3. Công tác pháp chế và văn thư, lưu trữ

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường; soạn thảo trình Hiệu trưởng ban hành các văn bản về quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác, thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động của Trường; rà soát góp ý các dự thảo quy định của pháp luật và các quy chế nội bộ của đơn vị; chủ trì tổ chức tuyên truyền và phổ biến pháp luật.

b) Thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản do các đơn vị soạn thảo, kiểm tra và góp ý chỉnh sửa thể thức trước khi trình Hiệu trưởng ký, ban hành.

c) Sao y các văn bản của Trường ban hành (ngoài văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm); sao lục và lưu trữ các văn bản do Trường ban hành và văn bản đi và đến của cấp trên theo quy định.

d) Xác nhận chữ ký của cán bộ theo quy định; cấp giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho công chức, viên chức, người lao động theo quy định.

e) Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của Hiệu trưởng.

f) Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn, tài liệu đến và đi theo quy định.

g) Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện mua các loại báo, tạp chí cho các đơn vị trong Trường nếu có yêu cầu.

h)Quản lý và phục vụ công tác văn thư, tài liệu, ấn phẩm, điện tín...

i) Thực hiện công tác thông tin, liên lạc giữa Trường với các đơn vị; giữa Trường với cấp trên và với các cơ quan khác.

j) Chủ trì tổ chức thực hiện quản lý hành chính cổng điện tử E-Office; E-mail, Fax của Trường; là thường trực của Ban Biên tập website của Trường.

k) Bảo quản, sử dụng con dấu của Trường, con dấu của các đơn vị theo quy định; quản lý chữ ký của lãnh đạo và trưởng các đơn vị theo quy định.

2.4. Công tác lễ tân, phục vụ

a) Lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng (các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của Trường, các đại hội, hội nghị, lễ kỷ niệm cấp Trường…).

b) Tổ chức các hoạt động, lễ nghi tại Nhà truyền thống.

c) Sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách đến liên hệ công tác và làm việc với Trường; xây dựng và thực hiện chế độ tiếp khách của Trường.

d) Phục vụ và quản lý tài sản các phòng làm việc của BGH, điều phối sử dụng các phòng họp, phòng khánh tiết, hội trường, các phòng họp và phòng làm việc khác được giao.

2.5 Công tác thi đua, khen thưởng

a) Hướng dẫn thực hiện Luật Thi đua - Khen thưởng; cụ thể các tiêu chí, tiêu chuẩn thi đua; lên kế hoạch, chương trình cho các phong trào thi đua của Trường

b) Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Trường; hoàn thiện hồ sơ thi đua khen thưởng trình hội đồng cấp trên xét duyệt.

2.6. Công tác an ninh, bảo vệ

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án, kế hoạch bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội trong khu vực Trường và khu vực giáp ranh Trường; chủ trì giải quyết các vấn đề liên quan đến tính mạng, tài sản của cá nhân, tập thể.

b) Xây dựng và kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế về công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội, nếp sống văn minh trong Trường và nơi được phân công làm nhiệm vụ.

c) Ngăn chặn và xử lý kịp thời các hành vi xâm phạm trái phép, gây rối, làm mất trật tự, phá hoại, trộm cắp tài sản hoặc đe dọa tính mạng của cán bộ, viên chức, người lao động và người học, khách đến làm việc trong Trường.

d) Tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; kiểm tra, kiểm soát người, phương tiện, hàng hóa, vật dụng mang vào hoặc ra khỏi khuôn viên Trường; giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, của cán bộ, viên chức, người lao động, sinh viên và khách đến công tác.

e) Không cho bất cứ người nào không có giấy tờ tùy thân, có dấu hiệu khả nghi, người không theo chỉ dẫn của nhân viên bảo vệ vào Trường và nơi được phân công làm nhiệm vụ (trừ những trường hợp được thông báo trước).

f) Xây dựng và tổ chức thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy và phòng chống bão lụt.

g) Phối hợp với các đơn vị chức năng liên quan tuyên truyền, phòng chống tệ nạn xã hội trong cán bộ và sinh viên.

h) Hướng dẫn thủ tục tạm trú, tạm vắng cho sinh viên, quản lý hộ khẩu cán bộ, viên chức, người lao động và sinh viên.

i) Phối hợp với Trung tâm Dịch vụ giữ gìn phương tiện giao thông của Trường, của cán bộ, viên chức, người lao động, sinh viên và khách trong khuôn viên Trường; đảm bảo việc để các loại phương tiện đúng nơi quy định.

j) Chủ động phối hợp với Chính quyền địa phương, các cơ quan có thẩm quyền và các đơn vị liên quan để xây dựng cảnh quan khu vực giáp ranh Trường đảm bảo sạch đẹp, văn minh.

k) Là đầu mối cùng các đơn vị chức năng có liên quan tư vấn BGH về việc thuê dịch vụ bảo vệ của Trường

l) Phối hợp các đơn vị liên quan quản lý, tổ chức các hoạt động của các đội xung kích phục vụ cho các hoạt động của Trường.

2.7. Công tác quản lý và điều hành ô tô

a) Thực hiện việc quản lý hoạt động, phân công, điều động xe ô tô phục vụ hoạt động của BGH và các hoạt động khác của Trường.

b) Thực hiện công tác bảo quản, bảo trì xe theo quy định; thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong vận hành xe.

c) Xây dựng kế hoạch thuê, mướn các phương tiện giao thông vận tải; đặt vé tàu, xe, máy bay để phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo Trường và các hoạt động khác được phân công.

3. Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp là thư ký cho Hiệu trưởng; Phó Trưởng phòng là thư ký cho các Phó Hiệu trưởng và giúp Trưởng phòng các công việc được phân công hoặc ủy quyền.

4. Nhiệm vụ khác:

  • Tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Trường triển khai các hoạt động chuyên môn và quản lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể cho mỗi đơn vị trong Quy định này, nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Trường.
  • Thường xuyên rà soát và cập nhật các văn bản pháp luật để triển khai thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị theo đúng quy định; chủ động, chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy định nội bộ trình Hiệu trưởng ban hành nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Chủ động ra các quyết định quản lý, điều hành nếu được ủy quyền.
  • Đề xuất với Hiệu trưởng kế hoạch năm, quý, tháng, tuần; phương án thực hiện các kế hoạch; và giải quyết các công việc đối nội, đối ngoại theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
  • Quản lý, theo dõi, tổng hợp và giải quyết công tác chuyên môn nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ và quyền được giao.
  • Thực hiện công tác lưu trữ theo quy định tất cả các văn bản do đơn vị làm đầu mối thực hiện và các văn bản khác (bản cứng và bản mềm) liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Hướng dẫn, giúp đỡ, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các công tác nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Trường trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.
  • Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác để thực hiện tốt công việc của Trường. Quản lý trực tiếp và toàn diện cán bộ, viên chức và người lao động của đơn vị.
  • Xây dựng quy hoạch, kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ, viên chức trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ và đáp ứng các yêu cầu phát triển của Trường.
  • Quản lý, sử dụng tài sản được giao một cách an toàn, hiệu quả và tiết kiệm.
  • Xây dựng và văn bản hóa quy trình giải quyết các công việc được giao theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Chủ trì và làm đầu mối phối hợp với Phòng Quan hệ Công chúng và Doanh nghiệp tổ chức các sự kiện của Trường liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
  • Ngoài nhiệm vụ chung được quy định tại Điều này, các đơn vị chức năng còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được quy định riêng cho mỗi đơn vị trong Quy định này và thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng trường (HĐT) và Ban Giám hiệu (BGH) chỉ đạo.