Bộ phận một cửa của Trường Đại học Mỏ - Địa chất là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của các cá nhân và tổ chức trong và ngoài trường để chuyển đến các đơn vị chức năng giải quyết; nhận và trả kết quả cho các tập thể, cá nhân.

I. Thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

Sáng từ 8h00 – 11h00

Chiều từ 13h30 – 16h00

Từ Thứ hai đến Thứ sáu hàng tuần

II. Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Tập thể, cá nhân nộp hồ sơ và phí, lệ phí (nếu có) trực tiếp tại Bộ phận một cửa.

b) Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ (nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết tại Bộ phận một cửa thì hướng dẫn để tập thể, cá nhân đến đơn vị có chức năng để giải quyết; nếu hồ sơ thuộc phạm vi giải quyết tại Bộ phận một cửa nhưng chưa đầy đủ thì hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trước khi tiếp nhận);

c) Bộ phận một cửa nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ, viết Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

2. Giải quyết hồ sơ

a) Sau khi tiếp nhận hồ sơ, ngay trong buổi (sáng/chiều) tiếp nhận, Bộ phận một cửa thông báo (bằng điện thoại hoặc email) cho đơn vị chủ trì xử lý đến nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa. Chậm nhất 30 phút sau khi nhận được thông báo, đơn vị chủ trì có trách nhiệm cử người xuống nhận hồ sơ để xử lý và trả kết quả cho Bộ phận một cửa trong thời hạn theo quy định.

b) Trong quá trình xử lý hồ sơ liên quan đến nhiều đơn vị thì đơn vị chủ trì phải chủ động liên hệ với đơn vị phối hợp để giải quyết. Đơn vị phối hợp có trách nhiệm cử người đến nhận hồ sơ tại đơn vị chủ trì (chậm nhất 30 phút sau khi nhận được thông báo) để xử lý và trả kết quả cho đơn vị chủ trì trong thời gian không quá 01 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ.

c) Nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, thì đơn vị phối hợp (nếu có) trả lại hồ cho đơn vị chủ trì; đơn vị chủ trì trả lại hồ sơ cho Bộ phận một cửa kèm theo phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ (nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung).

d) Nếu hồ sơ quá hạn giải quyết, đơn vị chức năng chủ trì giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận một cửa và có văn bản xin lỗi tập thể, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả.

3. Trả kết quả giải quyết hồ sơ cho tập thể, cá nhân

a) Sau khi tiếp nhận kết quả xử lý công việc từ đơn vị chức năng chủ trì giải quyết hồ sơ, Bộ phận một cửa nhập vào Sổ theo dõi hồ sơ và trả kết quả cho tập thể, cá nhân.

b) Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận một cửa liên hệ với tập thể, cá nhân để yêu cầu bổ sung hồ sơ theo thông báo của đơn vị chức năng trực tiếp xử lý hồ sơ và văn bản xin lỗi của Bộ phận một cửa (nếu là lỗi do tiếp nhận hồ sơ).

c) Đối với hồ sơ không thể giải quyết, Bộ phận một cửa liên hệ với tập thể, cá nhân để trả lại hồ sơ kèm theo thông báo lý do không giải quyết hồ sơ.

d) Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, Bộ phận một cửa thông báo thời hạn trả kết quả lần sau và chuyển văn bản xin lỗi cho tập thể, cá nhân.

đ) Trường hợp tập thể, cá nhân chưa đến nhận hồ sơ theo Phiếu hẹn trả kết quả thì kết quả giải quyết hồ sơ được lưu giữ tại Bộ phận một cửa trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hẹn trả kết quả. Quá thời hạn này Bộ phận một cửa sẽ hủy hồ sơ.

 III. Các thủ tục hành chính giải quyết tại Bộ phận một cửa

          Chi tiết các thủ tục hành chính giải quyết tại Bộ phận một cửa:

STT Tên thủ tục Bộ phận tiếp nhận Thời gian
1 Thủ tục 1. Trình ký các văn bản, giấy tờ giải quyết các công việc hành chính đối với các tập thể, cá nhân trong và ngoài Trường Hành chính, Văn thư 0.5 ngày
2 Thủ tục 2. Chứng thực bản sao từ bản chính văn bằng, chứng chỉ, hồ sơ, bảng điểm Hành chính, Văn thư 0.5 ngày
3 Thủ tục 3. Phúc khảo điểm thi kết thúc học phần Hành chính, Văn thư 15 ngày
4 Thủ tục 4. Kiểm tra kết quả học tập Hành chính, Văn thư 5 ngày
5 Thủ tục 5. Nhập học trở lại đối với sinh viên nghỉ học tạm thời Đào tạo 3 ngày
6 Thủ tục 6. Thôi học Đào tạo 7 ngày
7 Thủ tục 7. Học chương trình thứ 2 Đào tạo 5 ngày
8 Thủ tục 8. Nghỉ học tạm thời Đào tạo 7 ngày
9 Thủ tục 9. Mở lớp theo yêu cầu Đào tạo 5 ngày
10 Thủ tục 10. Ghép lớp Đào tạo 5 ngày
11 Thủ tục 11. Rút bớt học phần Đào tạo 3 ngày
12 Thủ tục 12. Xác nhận học phần tương đương, học phần thay thế Đào tạo 5 ngày
13 Thủ tục 13. Xác nhận học phần tự chọn không tham gia tính điểm Đào tạo 3 ngày
14 Thủ tục 14. Đi thực tập sản xuất, thực tập tốt nghiệp Đào tạo 7 ngày
15 Thủ tục 15. Đổi địa điểm thực tập sản xuất, thực tập tốt nghiệp Đào tạo 7 ngày
16 Thủ tục 16. Làm đồ án tốt nghiệp Đào tạo 5 ngày
17 Thủ tục 17. Bảo vệ đồ án, tốt nghiệp Đào tạo 7 ngày
18 Thủ tục 18. Cấp lại bảng điểm Đào tạo 3 ngày
19 Thủ tục 19. Cấp giấy chứng nhận đã bảo vệ đồ án tốt nghiệp Đào tạo 3 ngày
20 Thủ tục 20. Cấp bản sao bằng tốt nghiệp đại học, cao đẳng thay bằng đã mất Đào tạo 7 ngày
21 Thủ tục 21. Cấp lại mật khẩu đăng ký học phần Đào tạo 1 ngày
22 Thủ tục 22. Hiệu chỉnh thông tin hồ sơ Đào tạo 3 ngày
23 Thủ tục 23. Xác nhận thông tin theo yêu cầu Công tác Sinh viên 2 ngày
24 Thủ tục 24. Xác nhận làm thẻ xe buýt Công tác Sinh viên 2 ngày
25 Thủ tục 25. Xác nhận chế độ chính sách tại địa phương Công tác Sinh viên 7 ngày
26 Thủ tục 26. Cấp giấy giới thiệu Công tác Sinh viên 2 ngày
27 Thủ tục 27. Vay vốn ngân hàng chính sách Công tác Sinh viên 2 ngày
28 Thủ tục 28. Xác nhận là Sinh viên không vi phạm kỷ luật Công tác Sinh viên 2 ngày
29 Thủ tục 29. Xác nhận là Sinh viên đã từng học tại trường Công tác Sinh viên 2 ngày
30 Thủ tục 30. Đề nghị miễn giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập, xét trợ cấp xã hội Công tác Sinh viên -
31 Thủ tục 31. Đề nghị giải quyết chế độ bảo hiểm thân thể Công tác Sinh viên -
32 Thủ tục 32. Đề nghị cấp lại thẻ sinh viên Công tác Sinh viên 7 ngày
33 Thủ tục 33. Xác nhận điểm rèn luyện Công tác Sinh viên 5 ngày